Bij Het Arbeidsdeskundig Collectief (HAC) draait alles om het juiste gesprek, met de juiste mensen, op het juiste moment. Maar de planning daarachter verliep volledig handmatig. En dat kostte de organisatie structureel capaciteit die eigenlijk naar klanten had moeten gaan.
Herkenbaar? Bij veel organisaties die maatwerk en specialistisch advies leveren, loopt de planning precies zo vast: elke opdracht is anders, elke afstemming kost een nieuwe ronde mailverkeer, en groei betekent vooral meer mensen nodig voor hetzelfde plan-gedoe. Dat is precies waar Codigital op inspeelt.
De uitdaging
Een molen die bij elke wijziging opnieuw begint
Voor elk arbeidsdeskundig onderzoek moesten meerdere partijen op elkaar worden afgestemd: werkgever, werknemer, HR en een arbeidsdeskundige. De backoffice stemde eerst intern af, dan met de arbeidsdeskundige, en bij elke wijziging in de agenda begon diezelfde molen weer van voren af aan. Daarbovenop moest rekening gehouden worden met prioriteiten, specifieke expertise en reistijd.
-
Elke afstemmingsronde kon door één wijziging in de agenda weer helemaal opnieuw
-
Eerst intern schakelen, dan met de arbeidsdeskundige, dan met werkgever en werknemer
-
Prioriteiten, expertise en reistijd moesten er allemaal handmatig bij worden afgewogen
-
Twee backoffice-medewerkers waren het grootste deel van hun tijd kwijt aan planwerk
De ambitie
Een planningstool die meedenkt in plaats van alleen registreert
Codigital bouwde een digitale planningstool waarmee werkgevers zelf afspraken inplannen, terwijl het systeem op de achtergrond alle complexiteit afvangt die voorheen bij de backoffice lag. De ambitie was niet om het bestaande proces te digitaliseren, maar om het om te draaien: van de backoffice die iedere planning met de hand door het proces trekt, naar een systeem dat zelf een concreet voorstel doet.
-
Self-service planning, zodat werkgevers niet meer hoeven te wachten op een reactie
-
Slimme matching op agenda, expertise en reistijd, automatisch en zonder tussenkomst
-
Een onderzoeksstructuur die het systeem zelf begrijpt en zelf inplant
-
Automatische communicatie naar iedereen die erbij betrokken is
-
Ruimte voor de backoffice om te sturen op kwaliteit in plaats van op logistiek
Self-service planning
Geen mailwisseling of terugbelverzoeken meer
De werkgever kiest zelf een moment uit een concreet voorstel en bevestigt met een paar klikken. Waar vroeger een belronde of een mailwisseling nodig was, staat er nu direct een passend moment klaar.
-
Werkgever bevestigt een afspraak zelf, zonder tussenkomst van de backoffice
-
Geen wachttijd meer op een reactie: het voorstel staat er al
-
Minder heen-en-weer, meer een kwestie van kiezen en klikken
Slimme matching
Matching op agenda, expertise en reistijd
Het systeem stelt automatisch beschikbare momenten voor op basis van de agenda's van arbeidsdeskundigen, houdt rekening met vaste koppelingen tussen klant en adviseur, en telt reistijd mee in de planning.
-
Matching gebeurt op basis van actuele agenda's, niet op basis van aannames
-
Vaste koppelingen tussen klant en adviseur blijven gewoon overeind
-
Reistijd wordt automatisch meegewogen in het voorstel
-
Prioriteiten worden verwerkt zonder dat iemand er handmatig naar hoeft te kijken
Ingebouwde onderzoeksstructuur
Herhaalbaar proces, automatisch herkend
Een arbeidsdeskundig onderzoek bestaat uit een werkgeversgesprek, een werknemersgesprek en een gezamenlijk gesprek. De tool begrijpt die volgorde en plant elk onderdeel automatisch met de juiste deelnemers, en bepaalt zelf welk type onderzoek en welke arbeidsdeskundige nodig is.
-
Elk onderdeel van het onderzoek wordt in de juiste volgorde ingepland
-
De juiste deelnemers worden automatisch gekoppeld aan elk gesprek
-
Het systeem bepaalt zelf welk type onderzoek en welke arbeidsdeskundige nodig is
Automatische communicatie
Niemand hoeft nog bij te houden wie iets moet ontvangen
Bevestigingen, herinneringen en notificaties gaan zonder tussenkomst naar alle betrokken partijen. De backoffice hoeft niet meer bij te houden wie nog iets moet ontvangen.
-
Bevestigingen gaan automatisch naar werkgever, werknemer en arbeidsdeskundige
-
Herinneringen worden vanzelf verstuurd, op het juiste moment
-
Wijzigingen leiden automatisch tot een nieuwe notificatie aan de juiste mensen
De resultaten
Wat dit oplevert voor HAC
De rol van de backoffice is fundamenteel veranderd: van uitvoerend planwerk naar regie op kwaliteit en klantrelaties. Uitzonderingen en bijzondere situaties pakken zij nog steeds zelf op, de rest loopt vanzelf.
-
01
Van planwerk naar regie
De backoffice houdt zich niet meer bezig met het rondbellen en afstemmen van agenda's, maar stuurt op kwaliteit en klantrelaties. -
02
Capaciteit terug voor waar het om draait
Tijd die eerder opging aan planwerk, gaat nu naar klantcontact en kwaliteitsverbetering werk dat direct bijdraagt aan de dienstverlening. -
03
Sneller en voorspelbaarder voor klanten
Werkgevers hoeven niet meer te wachten op een reactie van de backoffice: het voorstel staat er al, waardoor het proces merkbaar sneller en voorspelbaarder verloopt. -
04
Optimale benutting van beschikbaarheid
Doordat matching automatisch gebeurt op agenda, expertise en reistijd, wordt de beschikbare capaciteit van arbeidsdeskundigen beter benut, zonder dat daar iemand handmatig naar hoeft te kijken.
Herken je dit in jouw organisatie?
