Bij Interhor draait het productieproces om efficiëntie. Maar voordat een bestelling bij de fabriek terechtkwam, ging er wekelijks veel tijd verloren aan het handmatig verwerken van orders. Tijd die net zo goed naar klanten had kunnen gaan, of naar het laten groeien van het bedrijf.
Herkenbaar? Veel productiebedrijven die bestellingen via allerlei kanalen binnenkrijgen, lopen tegen hetzelfde probleem aan. Elke order moet apart worden uitgezocht, een foutje betekent al snel een nieuwe ronde corrigeren, en meer klanten betekent vooral dat je meer mensen nodig hebt voor hetzelfde werk. Precies daar helpt Codigital bij.
De uitdaging
Orders die binnen komen via 4 verschillende kanalen
Bij Interhor kwamen orders binnen via e-mail, telefoon, PDF en Excel. Elk kanaal had zijn eigen manier van werken. Voordat een bestelling de fabriek bereikte, moest iemand hem eerst uitlezen, overtypen, terugkoppelen naar de klant en uitprinten op een A4'tje. Dat kostte het team van Interhor wekelijks twee volle werkdagen.
-
Bestellingen kwamen binnen via vier kanalen
-
Iemand moest elke order met de hand overtypen in het systeem
-
Na het verwerken moest er ook nog worden teruggekoppeld en geprint
-
Twee dagen per week gingen verloren aan busywork
De ambitie
Een systeem dat werkt zelf oppakt
Codigital bouwde een orderportal met een productconfigurator, waarmee klanten hun bestelling zelf samenstellen. Alles wat vroeger bij Interhor op het bord lag, gebeurt nu automatisch op de achtergrond. Het doel was niet om het oude proces alleen digitaal te maken, maar om het helemaal om te draaien. In plaats van een eigenaresse die elke order met de hand verwerkt, haalt het systeem nu zelf een complete en kloppende bestelling binnen.
-
Één portal voor alle bestellingen, in plaats van losse mails en telefoontjes
-
Een configurator die klanten helpt om meteen een goede bestelling te plaatsen
-
Klanten die zelf kunnen zien hoe ver hun order in de productie staat Een fabriek die digitaal werkt, zonder losse papiertjes op de vloer
-
Meer tijd voor de het team om te werken aan klanten en aan de groei van Interhor
Orderinname
Alle bestellingen komen op één plek binnen
Klanten bestellen tegenwoordig via de configurator in het eigen orderportal van Interhor. Losse mails, verschillende Excel bestanden en telefoontjes voor ontbrekende gegevens zijn niet meer nodig. Elke bestelling komt compleet en overzichtelijk binnen.
-
Één portal vervangt vier losse manieren van bestellen
-
Geen aparte spreadsheets of telefoontjes voor missende gegevens meer
-
Elke order kan meteen worden verwerkt, zonder controle.
Productconfiguratie
Klanten bestellen zelf en foutloos via het systeem
De configurator neemt klanten stap voor stap mee bij het samenstellen van hun bestelling. Denk aan afmetingen, materialen en aantallen. Dat gebeurt op een manier die past bij hoe Interhor produceert, zodat klanten geen kennis van het product nodig hebben om toch een kloppende order te plaatsen.
-
Afmetingen, materialen en aantallen worden stap voor stap gevraagd
-
Klanten hoeven niets van het product te weten om een goede bestelling te plaatsen
-
Interhor hoeft binnenkomende orders niet meer te herstellen
-
Wat de klant verstuurt, kan de fabriek meteen in gebruik nemen
Klantbeleving
Klanten worden automatisch up-to-date gehouden omtrent de status van bestelling
Via het portaal kunnen klanten op elk moment zien hoe ver hun bestelling in de productie is. Bellen of mailen om een status na te vragen is niet meer nodig. Dat geeft rust aan beide kanten, en maakt het contact dat er nog wel is meteen waardevoller.
-
Klanten zien live hoe ver hun bestelling is
-
Meer rust voor zowel de klant als voor Interhor
-
Het klantcontact wat er nog is verschuift van status updates, naar relatiebeheer
Fabricageproces
Van papier naar digitaal
Waar orders vroeger werden uitgeprint en fysiek werden meegegeven aan de fabriek, verloopt alles nu digitaal. Elke stap in het proces wordt door het systeem bijgehouden. Zo vloeit sales naadloos over in productie én oplevering.
-
Geen A4'tjes meer nodig op de productievloer
-
Elke stap in het proces wordt automatisch vastgelegd
-
Minder kans op fouten, ook op drukke dagen
-
Iedereen houdt overzicht over waar een order staat
De resultaten
Wat dit oplevert voor Interhor
De rol van de het team van Interhor is veranderd. In plaats van orders verwerken, houden zij zich nu bezig met klanten en met het laten groeien van haar bedrijf.
-
01
Van administratie naar ondernemen
Het team van Interhor hoeft geen orders meer over te typen of te corrigeren, en kan zich richten op klanten en de koers van het bedrijf. -
02
Anderhalve dag per week terug
Tijd die eerder in orderverwerking ging, gaat nu naar klantcontact en naar het bedrijf laten groeien. -
03
Bestellen is een stuk laagdrempeliger geworden
Doordat de configurator het bestellen makkelijk maakt, plaatsen klanten vaker en sneller een order. -
04
Een hogere gemiddelde orderwaarde
Dat is een direct gevolg van dat makkelijkere bestelproces.
Van de eerste aanvraag tot de uitvoering en opvolging: het hele proces loopt nu door zonder dat iemand er nog achteraan hoeft. Ook voor Interhor is dit pas het begin. De geautomatiseerde orderverwerking is de basis waarop verder wordt gebouwd naar een nog completer en doorlopend proces.
Herken je dit in jouw organisatie?
